Az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. etikai bejelentési rendszere

A Pénztárszolgáltató Zrt. (továbbiakban: Társaság) az Etikai Kódexében meghatározott értékek vélt vagy valós megsértésének bejelentésére, a bejelentések kezelésére alkalmas rendszert (továbbiakban: etikai bejelentési rendszer) hozott létre.

A Társaság Etikai Kódexe, valamint a Partneri Etikai kódexe elérhető:
Etikai kódexek

Felhívjuk szíves figyelmét, hogy amennyiben Ön panaszt kíván tenni – azaz elégedetlenségét szeretné kifejezni a Társaság szolgáltatásával kapcsolatban, továbbá kifogásolni kívánja a Társaság szerződéskötést megelőző, a szerződés megkötésével, annak teljesítésével, a szerződéses jogviszony megszűnésével, illetve azt követően a szerződést érintő jogvita rendezésével összefüggő tevékenységét vagy mulasztását a Panaszkezelési Szabályzatban foglaltak alapján teheti meg:
OTP Nyugdíjpénztár Panaszkezelési Szabályzata
OTP Egészségpénztár Panaszkezelési Szabályzata

A jelen tájékoztató (továbbiakban: Tájékoztató) célja az etikai bejelentési rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra vonatkozó szabályok bemutatása.

A bejelentő személyazonosságát, a bejelentéseket, megkereséseket és vizsgálatokat a Társaság minden esetben bizalmasan kezeli, a vonatkozó jogszabályok és a Társaság belső szabályozó dokumentumai betartásával a bejelentő védelme mellett. Az etikai bejelentési rendszer úgy került kialakításra, hogy a – nem névtelen – bejelentő személyét a bejelentést kivizsgálókon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentéssel érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentéssel érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Társaság más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

A bejelentő diszkriminációval, tisztességtelen bánásmóddal szemben védelmet élvez, a bejelentésének megtétele okán hátrányos megítélése, megkülönböztetése tiltott. Ugyanakkor a rosszhiszemű bejelentő alaptalan bejelentése nem kívánt jelenség, az alaptalan és rosszhiszemű bejelentés megtétele (rágalmazás) jogi következményekkel járhat.

Az etikai bejelentővonal működtetésének célja, hogy a bejelentő valós, az Etikai Kódexet ténylegesen sértő eseményekre hívhassa fel a figyelmet. Ezért a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról bejelentése megtételekor, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

Az etikai problémák anonim bejelentése lehetséges.

A(z anonim) bejelentőt – amennyiben lehet – tájékoztatni kell arról, hogy ha az általa megadott információ nem elegendő/megfelelő a bejelentése kivizsgálásához, illetve a vizsgálat megindításához vagy eredményes lefolytatásához elengedhetetlenül szükséges információ egyébként bármely okból nem beszerezhető, úgy a vizsgálat eredmény nélkül kerülhet lezárásra. A Bejelentés rögzítésekor a Társaság kéri a bejelentőtől, hogy az anonimitás fenntartása mellett adjon meg elérhetőséget, a további információkérés és a vizsgálat lezárására vonatkozó tájékoztatás érdekében.

1. A bejelentés módja

A bejelentés kizárólag az alábbi csatornákon tehető meg:

személyesen, munkaidőben (e-mailben előzetesen egyeztetett időpontban) az OTP Pénztárszolgáltató Zrt. Compliance Officernél, illetve a Compliance Officert érintő bejelentés esetén a Vezérigazgatónál,
email-ben: compliance@otppsz.hu,
vagy levélben, a Compliance Officer-nek címezve (1131. Budapest 1131. Váci út 135-139), illetve
az OTP Csoport Etikai visszaélés és jogsértés bejelentő rendszer online felületén keresztül.

2. A bejelentés rögzítése

A Társaság zárt rendszerben rögzíti és kezeli a bejelentéseket.

Ha a bejelentés részben vagy egészben nem az Etikai Kódexében meghatározott értékek vélt vagy valós megsértéséről szól (a sérelmezett tevékenység, esemény, állapot nem sérti az Etikai Kódexet), akkor a bejelentés (vagy érintett része) a Társaság illetékes szervezeti egysége részére továbbításra kerül a megfelelő eljárás lefolytatása végett. A vizsgálat megindításáról, a Bejelentés mellőzéséről, vagy a vizsgálat más szakterülethez való áttételéről a bejelentőt a Társaság hét napon belül írásban, a bejelentő által megadott elérhetőségen értesíti.

3. A bejelentés vizsgálata

A Társaságnak a bejelentésben foglaltak kivizsgálására annak beérkezésétől számított 30 (harminc) nap áll rendelkezésére, amely határidőtől – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 (három) hónapot nem haladhatja meg.

A bejelentést – az alábbiak kivételével – a Társaság kivizsgálja. A vizsgálatot a Társaság Compliance Officer-e végzi, érintettsége esetén pedig a Vezérigazgató és/vagy az általa kijelölt személy. A vizsgálatba a Társaság egyéb szervezeti egységei bevonhatóak, ha a vizsgálat lefolytatása szempontjából az indokolt és szükséges.

A bejelentés vizsgálata mellőzhető, ha:

a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentéssel érintett személy jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban;
a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú Bejelentés
a bejelentés a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított 6 (hat) hónap elteltét követően tette meg a bejelentő
a bejelentést azonosíthatatlan (elérhetőséggel nem rendelkezik) bejelentő tette meg, és a Bejelentés olyan mértékben hiányos, hogy annak vizsgálatától nem várható eredmény;
a bejelentés a hiánypótlás beérkezését követően is olyan mértékben hiányos, hogy annak vizsgálatától nem várható eredmény;
a bejelentő a bejelentést visszavonta.

Ha a bejelentés nem tartalmaz elegendő információt annak érdemi kivizsgálásához, a Társaság megkeresi a bejelentőt a hiányzó adatok pótlása érdekében.

A bejelentéssel érintett személy a vizsgálat megkezdésekor részletes tájékoztatást kap a rá vonatkozó bejelentésről, az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 sz. a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló RENDELETE (Általános Adatvédelmi Rendelet) alapján a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A bejelentéssel érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben a vizsgálat megkezdéséhez képest később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné, illetőleg meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását, vagy mellőzhető a fentiek alapján Ilyen esetekben a Társaságnak megfelelő intézkedéseket kell hoznia – az információk nyilvánosan elérhetővé tételét is ideértve – az érintett jogainak, szabadságainak és jogos érdekeinek védelme érdekében.

A tisztességes eljárás követelményének megfelelően a Társaság az eljárás során biztosítja, hogy a bejelentéssel érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá.

A vizsgálatot a Társaság döntéssel zárja le: megállapítja, hogy történt vagy nem történt etikai vétség, illetve etikai vétség és/vagy jogsértés - bizonyíthatóság hiányában - nem állapítható meg.

A bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján a Társaság a szükséges intézkedéseket megteszi – így például a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően munkáltatói intézkedést alkalmazhat, büntetőeljárást kezdeményezhet.

A Társaság a bejelentőt és a bejelentéssel érintett személyt a vizsgálat eredményéről, valamint a bejelentőt a megtett intézkedésekről is tájékoztatja.

Ha a bejelentés kapcsán lefolytatott vizsgálat eredményével a bejelentő vagy a bejelentéssel érintett személy nem ért egyet, úgy a Társaság Vezérigazgatójához fordulhat, aki másodfokon vizsgálja az ügyet és döntést hoz:

helyben hagyja az elsőfokú vizsgálat során meghozott döntést, vagy
az ügyet visszaadja a Vizsgálónak további vizsgálati cselekmények lebonyolítására
megváltoztatja az elsőfokú vizsgálat során meghozott döntést, vagy
kivételesen indokolt esetben a vizsgálat anyagait egy általa kijelölt szervezeti egységnek vagy külső bejelentővédelmi ügyvédnek átadja.

4. Személyes adatok1 védelme, adatkezelés2

A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2023. évi XXV. törvény törvény felhatalmazása alapján a Társaság a bejelentőnek, valamint a bejelentéssel érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait a bejelentés kivizsgálása céljából kezelheti és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja. Az ügyfelek adatkezeléssel és adatvédelemmel kapcsolatos tájékoztatását adatkezelési tájékoztató tartalmazza.

A személyes adatok kezelésének célja a beérkezett bejelentések áttekintése, kivizsgálása és megoldásuk nyomon követése. A személyes adatok csak azon időszak alatt használhatóak fel, amely a fenti feladatok elvégzéséhez szükséges. A személyes adatok nem kerülnek felhasználásra semmilyen más célból, az adatkezelést kizárólag a Társaság Compliance Officer-e, vagy a Vezérigazgató és/vagy az általa kijelölt személy és szükség szerint a vizsgálatba bevont más szervezeti egysége végzi.

A bejelentő személyes adatai – az alábbi bekezdésben foglaltak kivételével – csak bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv, szervezeti egység részére adhatóak át, ha e szerv, szervezeti egység annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. A bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és

ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni;
alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

Az etikai bejelentési rendszerben különleges adatok3 kezelése nem megengedett. Ha a bejelentés során mégis ilyen információ kerülne az etikai bejelentési rendszerbe, az haladéktalanul törlésre kerül.

A bejelentési rendszerből haladéktalanul törlésre kerülnek a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2023. évi XXV. törvény szerint nem kezelhető adatok.

Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatok a vizsgálat befejezését követő 60 (hatvan) napon belül törlésre kerülnek.

Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentővel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat a bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni. Ezt követően az adatok törlésre kerülnek.

Az Érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira – ideértve a jogorvoslati lehetőséget is – az Általános Adatvédelmi Rendelet, valamint az Infotv. rendelkezései az irányadóak.

Amennyiben etikai, jogsértés bejelentését az OTP Nyugdíjpénztárnak kívánja benyújtani az alábbi módon teheti meg:

Levélben
OTP Nyugdíjpénztár
Compliance Officer
1370 Budapest, Pf.: 369.

E-mailben
az etika@otpnyugdij.hu e-mail-címen

Személyesen
előzetesen e-mailben egyeztetett időpontban a Compliance Officer-nél

Amennyiben etikai, jogsértés bejelentését az OTP Egészségpénztárnak kívánja benyújtani az alábbi módon teheti meg:

Levélben
OTP Egészségpénztár
Compliance Officer
1369 Budapest 5., Pf.: 362

E-mailben
az etika@otpep.hu e-mail-címen

Személyesen
előzetesen e-mailben egyeztetett időpontban a Compliance Officer-nél

[1] személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható; (GDPR 4. cikk 1.)

[2]adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés; (GDPR 4. cikk 2.)

[3]különleges adat: a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre, az egészségi állapotra, valamint a kóros szenvedélyre vonatkozó és a bűnügyi személyes adat.

OTP Portálok

OTP pénztári - és cafeteria-termékek ügyfélportálja